向Randy Pausch學時間管理

蘭迪鮑許(Randy Pausch)是美國卡內基大學的教授，他在人生的巔峰時期被診斷出胰臟癌，隔一年癌症已經轉移，只剩下三到六個月的生命。在生命的最後階段，他選擇積極面對人群，把他如何完成人生的夢想告訴同樣想要追夢的人。

對於時間，他認為應該用最實際的方式來應用時間，完成人生中真正重要的事情。這個演講沒有太多的陳腔濫調或打高空的應酬話，只有最實際的應用，告訴你如何位自己爭取時間(make time)，如何應用這個最重要的稀有資源。

關於他的故事，只要搜尋他的名字就可以找到許多。這裡想要記錄的是，我看了他的時間管理演講之後，所整理出的重點以及心得。

時間管理的觀念
時間管理是系統性的問題，要改善時間管理，必須要改變個人看待時間的態度，進而改變我們處理時間的基本流程。鮑許教授提供下列看法：

目標
在開始管理時間之前，更重要的應該是先將目標找出來。毫無目標的利用時間，就好像射箭沒有標靶一樣(無的放矢)，絕不可能善用時間。目標有分大小，鮑許教授提出他的終極目標就是Fun。人生要有樂趣，才有值得前進的動力，其他的目標，如金錢、名利、權勢，如果不能讓你的人生更有趣，就是虛假。所以，誠實的面對自己，將自己的目標明確的訂定出來，是時間管理的第一步。

任務
列出人生的目標之後，就要規劃如何完成目標。完成目標要靠完成一個又一個的任務(Task)，將所有的任務完成之後就可以達成目標。所以訂定任務就是根據目標將任務一一列出來，完成一份任務清單。而這份任務清單的產生就是時間管理的第二步。

時間
時間是完成任務，達成目標的實際資源。時間就像金錢一樣，必須被有效的管理。一個月薪四萬元的職員，以二十個工作天計算時薪為250元，但加上公司所需額外付出的成本就表示一個小時的現金價值為500元。如果能夠換算出你的時間價值，那就應該會明白什麼叫做「時間就是金錢」。

做任何事情之前，先問為什麼要做，你的目標是什麼，如果不做會怎麼樣 ?
如果做每件事前能夠先問這三個問題，那很多事情我們可以不必做，因為那只是浪費時間。

效益比效率重要
做「對的事」比「把事做對」重要。很有效率的把事情做錯，就像工業革命與資本主義聯手在幾十年間就很有效率的把地球搞到現在這個瀕臨崩潰的地步。如果把這樣的效率拿來致力於人類幸福，說不定世界大同早已實現。

時間管理的原則
時間管理的原則，鮑許教授認為：
時間管理必須要有計畫
「Failure to plan is planning to failure」。時間管理必須要有計畫，否則就註定會失敗。簡而言之，你必須知道每天某個時間你應該做些什麼。每天要完成哪些任務?每週要完成哪些任務?每月要完成哪些任務? 或許有人會說，計畫趕不上變化，所以訂計畫沒有什麼用。但是鮑許這麼說，你永遠可以改變你的計畫，但前提是你要先有「一個計畫」。

把握一天中能量最高時段
每個人都有在一天中能量最高的時段，此時最有創造力、最有效率、或者學習效果最好。這樣的時段因人而異，可能在清晨剛睡醒，可能在夜半萬籟俱寂之時。找出屬於你自己的這個時段，盡全力保護它將它保留下來，做最需要創造力的工作。

監控你的時間
利用各種工具，筆記本、行事曆、PDA、Palm等等，詳細記錄自己如何應用時間，你會發現自己浪費多少時間在上網衝浪、看電視等無意義的事情上。改正這些浪費時間的事，你的時間管理就成功了一半。



時間管理步驟
一、訂定目標：思考自己的人生目標。大目標可能是關於工作、家人、健康、生涯規劃等。中目標可能是是考取證照、取得學位。小目標可能是完成一個工作上的計畫、或是帶家人出國去玩。將這些目標寫下來，是完成它們的第一步。

二、訂定任務：根據你的目標訂立任務清單。假設目標是帶家人出國去玩，任務可能就是安排時間、連絡家人、訂機票、向公司請假等。任務的內容越細越好，連絡家人可以再細分為打電話給媽媽、Email給哥哥、當面跟姊姊講等等。將任務切分的越細，越能夠有效率的完成。

三、決定優先順序：目標或任務的優先順序可以用史帝夫柯維的四象限區分法來判斷，照優先順序分為重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急以及不重要且不緊急的。

四、分配時間：完成目標的訂立、依照優先順序列出任務清單後，才開始進入真正的時間管理。將任務清單中的任務，排入每天中可以應用的時間，也就是完成行事曆。至於分配時間的方法，就可參考上述的時間管理原則，並且依實際執行情況調整。

五、確實執行：有了妥善計劃的行事曆，就可以清楚的知道自己的時間應用計畫。根據計劃確實執行一件又一件的任務，一步一步完成各項目標。

六、定期回饋：每週、每月檢視自己執行任務的確實程度、目標的完成程度、以及浪費時間的情況是否改善。

節省時間訣竅
多個電腦螢幕
鮑許教授強力推薦使用多個電腦增加工作效率。以他自己為例，他通常除了一個主要工作螢幕之外，匯有一個螢幕顯示待辦清單(To Do List)，另一個螢幕顯示行事曆。

工作桌面
保持工作桌面整潔，一次只放一份文件在桌上，處理完一份才換下一份。

電話
使用免持聽筒，聽電話的時候可以同時記錄要點。
通話開始先述明要點，通話盡量減短，必要時可站著講電話。

檔案管理系統
一個好的檔案管理系統，幫助你可以在第一時間找到需要的資料。

開會
關上門，關掉手機，專心開會。
上限一小時，一定要有會議流程(Agenda)。
白紙黑字寫下決議：誰負責做什麼事?何時完成?

授權(Delegate)
如果想要完成更多更重要的工作，就必須懂得授權，讓更多人一起來完成。鮑許教授對於授權的看法有：

最難的工作留給自己
授權不是推卸責任，自己做最難的工作的領導者才能讓人信服，將軍永遠要身先士卒才能得到手下的捨命相挺。

完全授權
給予充分的資源、金錢、時間、諮詢對象。設定完成目標而不是按部就班的作業流程，讓人有自由發揮的空間有時候成果會比你想的更好。

具體
具體的目標、具體的完成時間(日、時、分、秒)、具體的獎懲。最好訴諸文字，無可辯駁。

善待下屬
幫助你完成事情的人是你重要的支柱，千萬要善待。金錢、鼓勵，有時候當面的讚賞比什麼都更具鼓舞效果。

現在就可以做
演講的最後，鮑許教授提供現在就可以開始改善時間管理的方法。
一、如果你沒有，快去買本行事曆買台PDA。
二、將你的待辦清單(To Do List)依照優先順序排列。
三、進行完整時間紀錄，或者只要記錄你看電視的時間。


參考連結：
http://blogs.myoops.org/lucifer.php/2007/11/08/randypausch
http://blogs.myoops.org/lucifer.php/2008/10/28/randypauschtime